Si cuentas con una sociedad mercantil o tienes pensado el crear una, es importante que tengas en cuenta que tienes la obligación de elaborar y presentar unos cuantos libros obligatorios en el Registro Mercantil, como los libros de cuentas o el libro de registro de socios.
Para ayudarte en la tarea y prepararte para lo que te espera, por si todavía no conocías estos libros obligatorios para las sociedades limitadas, vamos a hablarte al detalle de cada uno de ellos.
No veremos en profundidad la confección de cada uno de ellos, ya que no es algo que te deba preocupar. Esta tarea la deberá realizar un asesor de empresas con experiencia. El objetivo de este artículo es que sepas en qué consisten y todo lo que se tiene que registrar en cada uno de los mismos.
¿Qué libros necesito para llevar una sociedad mercantil?
Básicamente vamos a tener que llevar un total de cinco libros completamente diferentes pero que podemos agrupar en tres categorías distintas. En primer lugar, dentro de los libros contables obligatorios, vamos a tener que presentar el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales.
Por otro lado, con respecto a los libros mercantiles obligatorios, vamos a tener que presentar el libro o los libros de actas, así como el libro de registro de socios de la empresa.
Por último y dependiendo de cada caso, puede que sea necesario presentar como libros fiscales obligatorios el libro de IVA. Vamos a ver cada uno de ellos de forma individual en los siguientes puntos.
Libros contables obligatorios
Como su propio nombre indica, son aquellos encargados de llevar la contabilidad de la empresa y registrar todas las anotaciones que tengan lugar a la hora de por ejemplo llevar el registro de mercancías o tener en cuenta el saldo de pérdidas y ganancias al final del ejercicio.
Libro diario
El libro diario es el libro en donde vamos a registrar todas las operaciones que llevemos a cabo en nuestra empresa y que formen parte de la actividad económica tanto diaria, como de forma cronológica.
En este sentido, si por ejemplo hemos comprado mercancías, solicitado un préstamo, vendido parte de nuestros productos o cualquier otro aspecto que pueda detallarse como parte de la actividad de la misma, deberá de quedar reflejado en el propio libro diario. Anotando la cantidad pertinente de dinero en cada asiento que forme parte del mismo.
Este libro diario se tiene que elaborar de acuerdo a cada año económico. Habitualmente suele coincidir con el año natural y empieza con la elaboración de la situación inicial de la empresa al inicio del año, a través del asiento de apertura.
Recogiendo todas las operaciones que se han realizado a lo largo del año, para finalizar con el asiento de cierre que recoge la situación final del mismo.
Libro de inventarios y cuentas anuales
En este libro se deberá mostrar la situación inicial de la empresa y la evolución de la misma a través de balances de sumas y saldos. En este libro, recogeremos el inventario final de la empresa y una serie de informes conocidos como cuentas anuales.
En estas cuentas anuales tendremos diferentes tipos de informes contables entre los que se encuentran:
- Balance de situación, que nos permitirá conocer el patrimonio empresarial.
- Cuenta de pérdidas y ganancias que nos servirá para tener un informe sobre los gastos e ingresos y por lo tanto su resultado final.
- Estado de cambios en el patrimonio neto, siendo este un informe de variación del propio patrimonio.
- Memoria del ejercicio detallando y explicando los puntos anteriores y en el caso de algunas empresas, el estado de flujos de efectivo.
Libros mercantiles obligatorios
Estos libros ya no son de carácter contable, pero son de obligada cumplimentación para las sociedades. Además, se deben de elaborar de forma electrónica para su posterior legalización telemática en el Registro Mercantil.
Libro de actas
En el libro de actas para una sociedad limitada deberemos recoger todos los acuerdos alcanzados en la junta de accionistas y en el consejo de administración.
Para que tenga validez, además de estar previamente legalizado en el Registro Mercantil, se tienen que recoger algunos datos como la fecha y el lugar de la celebración de la junta, la fecha y el modo de convocatoria, así como el número de socios y representantes que acudieron a la misma y el capital social de cada uno de ellos.
Recogidos esos datos, se anotan los asuntos tratados y los acuerdos alcanzados, así como la aprobación del acta que es el paso que da validez a todo lo anteriormente recogido.
Libro de registro de socios
En este libro, que es propio de las sociedades limitadas, se deberán de recoger la totalidad de socios que forman parte de la empresa. Así como las participaciones sociales de cada uno de ellos.
Aquí registraremos la identidad de todos los titulares o fundadores y de los socios. Así como las transmisiones de las propias participaciones de la sociedad, el valor que tienen y los derechos que tienen los socios por disponer de estas.
De esta forma, podemos tener una clara imagen de todos aquellos que forman parte de la sociedad y cuanto aportan a la misma.
Libros fiscales obligatorios
Por último, estos libros son especiales y están reservados a aquellas empresas cuya fiscalidad está sujeta al impuesto del IVA. Como no todas las empresas están sujetas al mismo, solo es obligatorio evidentemente para aquellas que cuentan con este tipo de fiscalidad.
Básicamente, estos libros fiscales obligatorios son un compendio de libros en donde tenemos que registrar tanto las facturas que hemos emitido como aquellas que hemos recibido.
De esta forma, podemos llevar a cabo el cálculo del IVA teniendo en cuenta las facturas de la empresa y así calcular el IVA repercutido y del soportado por la empresa. Para, trimestralmente, a su liquidación.
Además de estos libros de facturas, también es necesario un libro de bienes de inversión y un libro de operaciones intracomunitarias. Si es que las hubiera dentro de la empresa.
Conclusiones
Básicamente estos son los libros que tiene que haber dentro de una sociedad mercantil para que esta pueda funcionar de acuerdo a la ley y pueda desarrollar su actividad sin problemas.
Estos libros sirven para narrar el desarrollo de la empresa y conocer mejor todas las actividades que lleva a cabo.
Si tienes alguna duda al respecto, no dudes en ponerte en contacto.
