El plan de continuidad de negocio o de contingencia es un documento que todas las empresas deberían diseñar. Ya que será la guía a seguir cuando la viabilidad de la empresa esté en peligro por algún incidente o cambio de situación repentina en el mercado.
En el artículo de hoy vamos a analizar los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de preparar tu plan de contingencia. Pero antes vamos a analizar más a fondo las implicaciones de este documento.
¿Qué es un plan de continuidad de negocio?
El plan de continuidad es el documento en el que se establecerán los pasos a seguir cuando la viabilidad de tu empresa corra peligro.
Para ello, previamente habrá que realizar una investigación en la que se analizarán todos los elementos imprescindibles para desarrollar la actividad de la empresa. Categorizándolos según el grado de dependencia y la capacidad de encontrar un sustituto en el mercado.
Por ejemplo, si tu actividad depende por completo de una materia prima que te proporciona un proveedor tendrá una importancia elevada. Pero si en el mercado existen multitud de proveedores y el recurso es abundante no existirá un riesgo alto de desabastecimiento o dependencia de nuestro proveedor.
Del mismo modo, en tu empresa existirán activos clave sin los cuales no podrás desarrollar tu actividad, como maquinaria o equipos informáticos. Y debes tener trazado un plan a seguir si por algún motivo quedan inoperativos.
Por lo tanto, con este análisis trataremos de identificar los elementos que podrán en jaque a la sociedad, se trabajará para mitigarlos y se trazará un plan de actuación con la estrategia a seguir en el caso de que se cumplan los peores augurios.
Aspectos que debe recoger un plan de continuidad
Una vez hemos abordado la definición del concepto, vamos a detallar los puntos que no pueden faltar en el plan de continuidad de tu negocio.
#1 Activos principales
Para encontrar los elementos o activos principales de tu negocio debes responder a la siguiente pregunta ¿qué recurso dentro de mi empresa es fundamental para el desarrollo de mi actividad?
Debes incluir todos los que sin ellos haría peligrar la supervivencia de tu empresa.
Por ejemplo, en el caso de fabrica la propia sede de la misma es un activo principal y si ante una inundación queda total o parcialmente inutilizada su maquinaria no podrá desarrollar su actividad.
En el caso de una asesoría, serán imprescindible toda la documentación de sus clientes y sus equipos informáticos para poder prestar su servicio, entre otros.
#2 Niveles y requisitos de protección
Una vez definidos los activos principales, se debe establecer qué nivel mínimo será necesario para que la empresa siga en funcionamiento. Además de los requisitos específicos para conseguir este nivel mínimo de servicio establecido.
Siguiendo con los ejemplos, si queda inutilizada la nave donde tiene ubicada la maquinaria la empresa deberá determinar aquellos elementos prioritarios para seguir en funcionamiento. Así como los medios para lograrlos, como podría ser trasladarse a una nave cercana y alquilar maquinaria.
En el caso de una asesoría, en caso de quebrantamiento de la seguridad de su base de datos y pérdida de los archivos, podrá valer con establecer los ficheros clave y ubicarlos en un alojamiento seguro en la nube.
#3 Escenarios de fallo y acciones
El siguiente punto será definir los escenarios posibles por los que se pueden producir estos fallos, así como las acciones que se llevarán a cabo para mitigar sus efectos.
#4 Estructura organizativa
No servirá de nada un plan de continuidad de negocio diseñado hasta el milímetro si no se establece la estructura organizativa que lo pondrá en marcha.
Por ello, deberás definir las personas que se encargarán de activar el plan y llevar a cabo todas las acciones encaminadas a que la empresa vuelva a estar plenamente operativa.
#5 Estructura mínima operativa (rollback)
Cuando se activa el plan de contingencia el objetivo principal es devolver a la empresa al nivel óptimo de actividad en el menor tiempo posible. Sin embargo, esto no es viable desde un punto de vista técnico, por la complejidad que implica, o económico debido a los costes que supone.
Por ello, el objetivo prioritario será llegar lo antes posible a la estructura mínima para poder reiniciar la actividad. Y después trabajar desde esta base para recuperar el 100% del servicio.
#6 Testing
Por último, tenemos la etapa de testing donde pondremos a prueba el plan de contingencia para tener la maquinaria engrasada y actuar de manera eficiente en caso de que llegue un escenario que lo requiera.
De este modo, comprobaremos cada cierto tiempo la eficiencia del plan de continuidad y el personal encargado de ponerlo en marcha estará formado para ejecutarlo.
Conclusiones
El plan de continuidad de negocio no puede faltar en tu empresa para asegurar su supervivencia a largo plazo. En nuestro blog hemos hablado mucho sobre la importancia del aspecto estratégico en los negocios y es en los momentos de crisis cuando más relevante es.
Si tienes dudas a la hora de desarrollar tu plan de contingencia te recomiendo que acudas a una asesoría de empresas para realizarlo con garantías y no arrepentirte en el futuro cuando lo necesites.
