En este articulo abordamos las obligaciones formales de facturación que existen. Comenzaremos conociendo qué es una factura y qué valor probatorio tiene. Se tratan los tipos de facturas y sus diferencias, las obligaciones formales reguladas existentes y el régimen sancionador vigente por incumplimiento de estas obligaciones.
1. LA FACTURA – CONCEPTO Y VALOR PROBATORIO
La factura es un documento privado de naturaleza mercantil que acredita la realización de una determinada operación empresarial o profesional. Tiene que contener toda la información que se le exige a la factura para tener valor.
La factura desempeña una triple función; es un medio de información para la Administracion, es un instrumento para el derecho de repercusión y permite diferenciar el derecho a deducir que nace con el devengo.
Nuestra jurisprudencia adjudica a las facturas un valor relativo como prueba de la realidad de la deuda al ser un documento privado y confeccionado unilateralmente por una de las partes.
La factura es un documento válido para practicar la deducción del impuesto siempre que contenga todos los requisitos formales conforme a lo establecido en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación).
Una escritura pública es un documento equivalente a la factura al figurar en ella todos los datos necesarios para identificar la operación.
El derecho a deducir nace con el devengo y el derecho a ejercitar la deducción requiere del cumplimiento de las obligaciones formales y materiales entre ellas estar en posesión del documento que acredite la operación. Por lo que solo podrán ejercer la deducción los sujetos pasivos que estén en posesión de la factura original expedida por quien realice la entrega o presta el servicio, factura original expedida por quien realice una entrega que dé lugar a una adquisición intracomunitaria de bienes sujeta al impuesto, documento en el que conste la liquidación practicada por la Administración, en el caso de las importaciones o el recibo original firmado por el titular de la explotación agrícola, forestal, ganadera o pesquera.
Los medios de prueba del IVA soportado no pueden limitarse de forma que se haga imposible o difícil ejercitar el derecho a la deducción de las cuotas, además de documentar las cuotas soportadas en las facturas deben aportarse libros registros de facturas recibidas y de bienes de inversión cuando la Administración lo solicite en un proceso de comprobación limitada.
2. CLASES DE FACTURA, CONTENIDO Y SUPUESTOS EN LOS QUE PROCEDE SU EXPEDICIÓN
2.1. FACTURA COMPLETA U ORDINARIA
El contenido mínimo que tiene que aparecer en una factura para considerarse completa, es la siguiente:
- Número de factura. Siempre correlativa en su serie.
- Fecha de su expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración, tanto española como de cualquier otro Estado miembro de UE.
- Domicilio de ambas partes.
- Descripción de las operaciones.
- Tipo o tipos impositivos aplicados en cada una de las operaciones.
- Cuota tributaria que se repercuta, por separado para cada operación.
- Fecha de las operaciones.
- En el caso de operación exenta, referencia e indicación de la operación que está exenta.
- En entregas de transportes nuevos, características, fecha de primera puesta en servicio y distancias recorridas.
- Si el sujeto pasivo es el destinatario de la operación constará inversión del sujeto pasivo.
- En caso de régimen especial de agencias de viajes, bienes usados, criterio de caja, etc., se tendrá que hacer mención de ello.
2.2. FACTURA SIMPLIFICADA
Este tipo de facturas tiene un contenido mas reducido que el de las completas u ordinarias, aunque superior al de los antiguos tiques.
Tendrá que ser el obligado a expedir la factura el que determine si puede acogerse a este tipo de factura, ya que solo en determinados casos es posible expedir factura simplificada.
Los supuestos en los que cabe la expedición de una factura simplificada y copia son cuando su importe no exceda de 400 euros con IVA incluido, factura rectificativa o cuando el importe no supere los 3000 euros en las siguientes operaciones: ventas al por menor, servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio, transportes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, telefonía de cabinas públicas, peluquería o institutos de belleza, utilización de instalaciones deportivas, revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, alquiler de películas, servicios de tintorería y lavandería, utilización de autopistas de peaje.
Se podrá hacer uso de la expedición de la factura simplificada cuando el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT autorice la expedición de factura simplificada en otros supuestos diferentes a los indicados, que se mantendrá vigentes mientras no se revoquen expresamente.
No se podrá hacer uno de este tipo de factura cuando las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro se encuentren exentas, las entregas de bienes cuya expedición o transporte se inicie en otro Estado miembro con destino al territorio de aplicación del impuesto. Las entregas de bienes o prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en territorio de aplicación del Impuesto o en las entregas de bienes o prestaciones de servicios que no se entiendan realizadas en territorio de aplicación del Impuesto.
Contenido mínimo de estas facturas:
- Número y serie. Siempre correlativa.
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación.
- NIF y razón social completa del que expide la factura.
- Identificación del tipo de bienes o servicios.
- Tipo impositivo aplicado.
- En caso de factura rectificativa, referencia expresa de la factura que se rectifica y lo que se modifica.
- Si el destinatario de las operaciones es un empresario o profesional se tendrá que incluir el NIF y domicilio del destinatario.
2.3. FACTURA RECAPITULATIVA
Es aquella en la que se incluyen diversas operaciones efectuadas en distintas fechas para un mismo destinatario, cuando todas las operaciones realizadas se hubieran efectuado dentro de un mismo mes natural. Será opcional su uso.
El plazo para expedir este tipo de factura es el último día del mes en el que se hayan efectuado las operaciones, o bien, si se trata de un empresario o profesional antes del día 16 del mes siguiente al que se hayan realizado las operaciones.
En caso de bienes destinados a otros Estados miembros que estén exentas, el plazo para expedirla será antes del 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie el transporte de los bienes con el destino al adquirente.
2.4. DUPLICADOS
De forma obligatoria tendrá que aparecer la expresión “duplicado” y solo será posible en dos casos:
– Cuando en la misma entrega de bienes o prestación de servicio concurriesen varios destinatarios.
– En caso de pérdida del original por cualquier causa.
Los duplicados tienen la misma eficacia que los originales, pero no ocurre igual con las copias que no surten los mismos efectos que los documentos originales.
2.5. FACTURA RECTIFICATIVA
Únicamente es posible expedir factura rectificativa cuando la factura original no cumpla con alguno de los requisitos mínimos establecidos o cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado de manera incorrecta o se de alguna circunstancia por la que se tenga que modificar la base imponible.
La emisión de una nueva factura en la que se hagan constar los datos identificativos de la factura rectificada pudiéndose efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento siempre que se identifiquen todas las facturas rectificativas.
El plazo para la expedición será tan pronto como el obligado a expedirla tenga conocimiento siempre que no hayan transcurridos cuatro años desde el momento en que se devengó el impuesto.
La factura rectificativa deberá tener los requisitos de la factura ordinaria o simplificada, además de los suyos propios.
Si una factura rectificativa tiene que volver a ser objeto de una nueva rectificación, deberá expedirse una nueva factura rectificativa.
La factura de rectificación no anula ni deja sin efecto a la inicialmente expedida y que es objeto de rectificación, únicamente la modifica para que sea válida al completo, por falta de contenido mínimo u otro aspecto.
Cuando la factura rectificada sea del tipo simplificada se expresará la rectificación, indicando el importe de la rectificación y señalando como queda finalmente.
2.6. FACTURA ELECTRÓNICA
Es aquella que ha sido expedida y recibida en formato electrónico. El objetivo fundamental es reducir costes e incrementar la competitividad entre empresas, recibiendo el mismo trato la factura electrónica que la de papel, por lo que no se precisan mayores requisitos en una que en otra.
Para poder hacer uso de la factura electrónica es necesario que el destinatario haya dado su consentimiento. El Reglamento no especifica cómo debe de ser este consentimiento. Se entiende que no tiene por qué ser emitido de forma expresa, ni en documento escrito. La aceptación puede ser tácita, pero en todo caso ha de ser un consentimiento informado y siendo posible su revocación.
Se tendrá que garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
El plazo para la expedición y remisión de la factura electrónica será el mismo que para una factura en papel y tendrá que observar los mismos requisitos y forma que el resto de las facturas para que puedan ser consideradas válidamente aceptadas.
3. OBLIGACIONES FORMALES
Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad, así como a conservar copia o matriz de ellos. Además, están obligados a conservar los documentos recibidos por otros empresarios o profesionales por las operaciones de las que sean destinatarios.
3.1. LA OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA
Obligación de expedir factura y copia de la misma en las siguientes operaciones:
- Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, o cualesquiera en las que el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Cuando la entrega del bien o prestación del servicio se entienda realizada en el territorio del impuesto, salvo que el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por el destinatario.
- Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del impuesto o tenga en el mismo el establecimiento permanente, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios, y dicha entrega o prestación de servicios, no se realice en territorio de aplicación del impuesto en el caso de que la operación se encuentre sujeta en otro Estado miembro.
Esta obligación afecta empresarios y profesionales por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. También deberá expedirse factura y copia de los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios.
Excepciones en las que esta obligación desaparece:
- Operaciones interiores exentas del IVA.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el seno de actividades sometidas al régimen especial de recargo de equivalencia.
- Operaciones realizadas por empresarios o profesionales acogidos al régimen simplificado del impuesto.
- Operaciones que se encuentren dentro del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
- Operaciones que hayan sido autorizadas por el departamento de Gestión Tributaria de la AEAT estarán exentas de expedición de factura con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de sus actividades económicas.
El plazo para la expedición de las facturas será como normal general el momento en que se entienda realizada la operación, salvo que el destinatario sea un empresario o profesional, que podrán ser emitidas antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya efectuado el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Podrán ser expedidas en cualquier lengua, aunque la Administracion tributaria puede exigir traducción a cualquier lengua oficial en España, y en formato papel o electrónico.
3.2. LA OBLIGACIÓN DE REMITIR FACTURA
La factura, una vez emitida, debe ser entregada al destinatario para que tenga constancia de la operación y le sirva de justificante del impuesto que le ha sido repercutido o del gasto realizado y de esta forma pueda ejercer el derecho a la deducción.
Tiene que remitirse el original al destinatario y quedarse con una copia el emisor de la factura.
Debe ser remitida en el mismo momento en el que se entienda realizada la expedición de ésta, salvo que, se trate de un empresario o profesional, en cuyo caso, se permite entrega antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.
Podrán remitirse por cualquier medio, si se hace por medios electrónicos es obligatorio que el destinatario haya dado su consentimiento y que los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Se considera improcedente la remisión electrónica de facturas en formato Word por esta ausencia de autenticidad e integridad.
3.3. LA OBLIGACIÓN DE CONSERVAR LA FACTURA
Los empresarios o profesionales tendrán que conservar obligatoriamente durante el plazo previsto de prescripción del impuesto, en este caso, durante los siguientes 4 años, las facturas o justificantes válidos.
Esta obligación, como cualquiera de las anteriores, podrá llevarse a cabo por un tercero.
En cuanto a la forma, el Reglamento de facturación da cierta libertad al obligado tributario, dando la posibilidad de hacerlo tanto en papel como en formato electrónico, en cualquiera de los casos, deberán de conservarse en su contenido original, ordenadamente y en los plazos y con las condiciones fijados.
El empresario, profesional o sujeto obligado tendrá la libertad de determinar el lugar de cumplimiento de dicha obligación siempre y cuando, se le solicite documentación por algún órgano y en una actuación dirigida a su comprobación tributaria, ponga a disposición todo lo solicitado sin demora injustificada.
3.4. LA OBLIGACIÓN DE RECTIFICAR LA FACTURA
Aunque el Reglamento de facturación no trata la rectificación de facturas como una obligación formal más, que llegado el caso de ser necesaria una rectificación tiene que hacerse tan pronto como sea conocida la circunstancia que obligue a su modificación.
En caso de estar obligado un sujeto pasivo a la emisión de una factura rectificativa y no cumplir con su obligación total, éste incurrirá en una infracción tributaria que tendrá una sanción por parte de la Administracion tributaria.
4. REGIMEN SANCIONADOR DEL DEBER DE FACTURACIÓN
La sanción podrá ser grave o muy grave, según establece el artículo 201 de la LGT.
Sanción grave:
- Cuando se incumplan requisitos exigidos. Esta multa consistirá en multa pecuniaria del 1% del importe del conjunto de operaciones que hayan originado la infracción.
- Cuando exista falta de expedición o de conservación de factura. En este caso consistirá en una multa pecuniaria del 2% del importe del conjunto de operaciones que hayan originado la infracción. En caso de que no se conozca el importe de las operaciones, será de 300 euros por cada una de ellas.
Sanción muy grave:
Cuando ser expidan facturas o documentos sustitutivos con datos falsos o falseados. Esta sanción será una multa pecuniaria del 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.
Desde Iberanfico os recordamos la importancia de cumplir con todas las obligaciones administrativas y fiscales. Somos una asesoría que trabajamos con todo tipo de empresarios y profesionales así que, si necesitas ayuda con cualquiera de estas obligaciones formales de facturación, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
Elena Fuertes Roca
Asesora Fiscal en Iberanfico, SL
